Digitalisierung in der Sozialen Betreuung: Was sich lohnt

Kurz gesagt

Es lohnt sich Technik, die im Alltag der Sozialen Betreuung ohne Umwege funktioniert: in wenigen Minuten startklar, ohne Vorbereitung, ohne Haus-WLAN und ohne Ticket bei der IT. Sie lässt sich zwischen Wohnbereichen bewegen, bekommt regelmäßig neue Inhalte, ohne dass jemand im Haus etwas dafür tun muss, und erfasst keine personenbezogenen Daten. Und das Team, das später damit arbeitet, hat sie nach einer Testphase ausgewählt, nicht nach einem Prospekt. Roboter und VR-Brillen sind nach unserer Einschätzung bisher selten Werkzeuge für den Alltag. Fernseher, Tablet, Beamer, Aktivitätstisch und mobiles Aktivierungsdisplay haben jeweils ihren Platz, je nach Gruppengröße, Gebäude und Team. Einen Vergleichsbogen für bis zu drei Angebote finden Sie am Ende dieses Artikels.

Wo die Soziale Betreuung heute steht

Wer über Digitalisierung in der Altenpflege spricht, meint meist Pflegedokumentation, Dienstplanung oder Abrechnung. Die Soziale Betreuung kommt dabei selten vor, und in den meisten Häusern, die wir kennen, ist sie bis heute weitgehend analog: Liederbücher, ein CD-Spieler, Quizfragen aus dem Ordner, Bilder, die ausgedruckt und laminiert werden. Manchmal gibt es einen Fernseher im Gemeinschaftsraum, manchmal ein paar Tablets, in größeren Häusern gelegentlich einen Beamer. VR-Brillen und Roboter sind die Ausnahme.

Das Problem ist weniger die Technik, die fehlt, als die Zeit, die vorhandene Technik kostet. Der Beamer muss oft erst an einen Computer angeschlossen werden, der Computer muss geholt werden, und die Inhalte müssen vorher zusammengestellt sein. Das ist nicht in fünf Minuten erledigt. Dasselbe gilt für Tablets, auf denen jemand die passende App einrichten muss, und für Fernseher, auf die jemand erst passende Inhalte bringen muss.

Wo Vorbereitung nötig ist, bleibt das Gerät häufig im Schrank, nicht aus Ablehnung, sondern weil im Betreuungsalltag der Moment zählt, in dem die Gruppe sitzt. Technik, die sich lohnt, muss in diesem Moment bereit sein.

Tablet, Beamer, Aktivitätstisch oder Display: die Kategorien im Vergleich

Fernseher und Tablet haben wir im Artikel Digitale Aktivierung im Pflegeheim ausführlicher mit dem mobilen Großdisplay verglichen. Die Grenzen in der Tabelle sind unsere Einschätzung aus dem Alltag in Einrichtungen.

Kategorie	Stärken	Grenzen im Alltag
Fernseher	Meist vorhanden, groß, vertraut	Fest in einem Raum, meist ohne Touch-Bedienung, Inhalte muss jemand vorbereiten
Tablet	Günstig, leicht, gut für die Einzelbetreuung am Bett	Zu klein und zu leise für Gruppen, braucht meist WLAN und jemanden, der die Apps pflegt
Beamer	Sehr großes Bild für Filmabende und Singen mit Text an der Wand	Braucht Projektionsfläche, oft Abdunklung, Zuspielgerät und Aufbau
Aktivitätstisch	Spiele mit mehreren Händen zugleich, kleine Gruppen am Tisch	Teilnehmende müssen am Tisch sitzen können, schwer zu bewegen
VR-Brille	Einzelne Erlebnisse, etwa ein Ort von früher	Eine Person pro Brille, braucht Begleitung, Hygiene der Brille klären, nichts für Gruppen
Roboter	Hingucker, Gesprächsanlass, Thema für Angehörige und Presse	Selten im Alltag nutzbar, teuer, braucht selbst Betreuung durch das Team
Mobiles Aktivierungsdisplay	Gruppe und Einzelbetreuung, rollt zwischen Wohnbereichen, Inhalte an Bord	Teurer als ein Tablet, braucht Abstellplatz und bei mehreren Etagen einen Aufzug

In der Praxis entscheiden zwei Fragen: Wie viele Menschen sollen gleichzeitig mitmachen, und wo findet die Betreuung statt? Wer Gruppe und Bett will, braucht ein Gerät, das groß genug ist und sich bewegen lässt.

Sechs Fragen vor der Anschaffung

Diese Fragen hören wir vor fast jeder Entscheidung. Stellen Sie sie jedem Anbieter.

1. Wie wird das Gerät im Alltag genutzt?

Die wichtigste Frage, und die am seltensten gestellte. Ein Gerät, das niemand einplant, steht in der Ecke. Legen Sie vor der Anschaffung fest, wer das Gerät wann hat: Montagvormittag Wohnbereich 1, Dienstagnachmittag Einzelbetreuung. Eine Belegungsliste von Hand reicht dafür. Fragen Sie den Anbieter, wie schnell das Gerät startklar ist und was vorher vorbereitet werden muss.

2. Wie oft gibt es neue Inhalte?

Ein Gerät mit festen Inhalten wiederholt sich irgendwann. Fragen Sie, wie oft neue Inhalte kommen, ob sie zur Jahreszeit und zu den Festen passen und ob jemand im Haus dafür etwas tun muss, etwa einen Stick bespielen. Bei Felix kommen die Inhalte wöchentlich und laden sich im Hintergrund selbst. Welche Angebote in der Praxis gefragt sind, zeigt der Artikel Beschäftigungsangebote im Pflegeheim.

3. Braucht es WLAN?

In vielen Wohnbereichen gibt es kein nutzbares WLAN, und bei größeren Trägern muss jedes neue Gerät von der IT geprüft werden. Fragen Sie, ob das Gerät ins Hausnetz muss, ob Ihre IT etwas freigeben muss und was ohne Verbindung weiterläuft. Felix hat eine eigene SIM-Karte, läuft eigenständig und holt sich seine Updates selbst; die Details stehen im Artikel Aktivierung ohne WLAN.

4. Wie mobil ist es?

Betreuung findet nicht nur im Gemeinschaftsraum statt, sondern in jedem Wohnbereich und in den Zimmern. Fragen Sie: Lässt sich das Gerät von einer Person allein schieben, über Türschwellen und in den Aufzug? Felix hat große Spezialrollen und wechselt damit zwischen Wohnbereichen und Etagen.

5. Nimmt der Anbieter Rückmeldungen ernst?

Ihr Team wird Wünsche haben. Fragen Sie, wie Rückmeldungen den Anbieter erreichen, ob Wünsche in die Entwicklung einfließen und ob Ihre Einrichtung mitgestalten kann. Bei Hello Mirrors fließen Rückmeldungen und Wünsche aus den Einrichtungen in die Entwicklung ein.

6. Hat das Team es getestet?

Ein Gerät, das die Leitung allein aussucht, erlebt das Team als Entscheidung über seine Köpfe hinweg. Eine Testphase, in der jede Person, die später damit arbeiten soll, das Gerät mit ihrer Gruppe ausprobiert, kostet Zeit und spart Fehlkäufe.

Wer entscheidet und wie lange es dauert

In den meisten Häusern entscheiden Einrichtungsleitung, Pflegedienstleitung und Leitung der Sozialen Betreuung gemeinsam. Bei größeren Trägern kommt die Geschäftsführung dazu, vor allem bei Käufen. Je mehr Ebenen beteiligt sind, desto wichtiger ist, dass die Soziale Betreuung früh am Tisch sitzt, denn sie wird mit dem Gerät arbeiten, nicht der Einkauf.

Rechnen Sie vom ersten Gespräch bis zur Entscheidung mit rund zwei Monaten. Darin stecken die Termine aller Beteiligten, die Suche nach dem passenden Gerät und die Testphase im Haus. Eine Entscheidung, die das Team mitträgt, hält; eine schnelle Bestellung oft nicht. Wie die Testphase im Team gelingt und wie der Wochenplan danach aussieht, beschreiben wir im Artikel Digitale Aktivierung im Pflegeheim.

Kaufen oder mieten

Die meisten Häuser, die wir kennen, mieten. Die monatliche Miete lässt sich oft aus dem laufenden Budget der Sozialen Betreuung bezahlen, es braucht keine große Einmalinvestition, und die Entscheidung ist einfacher und schneller getroffen.

Ein Punkt, den Anbieter selten ansprechen: Nicht jedes Gerät setzt sich durch. Die Begeisterung der ersten Wochen kann nachlassen, und dann steht ein gekauftes Gerät für Jahre im Schrank. Eine Miete lässt sich nach der Mindestlaufzeit beenden. Bei Felix gilt: Die Mindestlaufzeit beträgt ein Jahr; danach können Sie mit einer Frist von drei Monaten zum Ende der Laufzeit kündigen, sonst verlängert sich der Vertrag um ein weiteres Jahr. Die Einzelheiten stehen in unseren AGB.

Kaufen ist sinnvoll, wenn sicher ist, dass das Gerät langfristig genutzt wird, und wenn Investitionsbudget vorhanden ist. Fragen Sie in beiden Fällen, was enthalten ist: Lieferung, Einweisung, neue Inhalte, Ersatz bei Defekt, Mobilfunk.

Hygiene, Datenschutz, Dokumentation

Drei Themen, die oft erst nach der Lieferung auffallen und besser vorher geklärt sind.

Hygiene. Beziehen Sie die Hygienebeauftragte oder den Hygienebeauftragten Ihres Hauses früh ein, und fragen Sie den Hersteller, welche Mittel für Bildschirm und Gehäuse zugelassen sind. Felix hat ein hochwertiges Industriedisplay mit Glasfront; gängige Desinfektionsmittel können verwendet werden, Scheuermittel nicht. Halten Sie sich in jedem Fall an den Hygieneplan Ihres Hauses und an die Herstellerangaben.

Datenschutz. Sobald ein Gerät personenbezogene Daten von Bewohnerinnen und Bewohnern erfasst, etwa Profile, Fotos oder Nutzungsdaten je Person, gehört Ihr Datenschutzbeauftragter an den Tisch. Verarbeitet der Anbieter diese Daten in Ihrem Auftrag, brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Felix erfasst keine personenbezogenen Daten: Festgehalten wird nur, welche Inhalte wann genutzt wurden, nie mit wem, und es gibt keine Bewohnerprofile. Die Prüfung durch Ihre Datenschutzbeauftragte ist bei Felix daher meist schnell erledigt.

Dokumentation. Viele Häuser tragen Betreuungsangebote in ihre Pflegedokumentation ein, und ein Gerät kann dabei helfen, wenn es festhält, was wann genutzt wurde. Felix erfasst genau das, und Ihre Einrichtung kann sich diese Nutzung auswerten lassen, ohne personenbezogene Daten. Fragen Sie Anbieter außerdem nach Schnittstellen zu Ihrer Pflegedokumentation und danach, in welcher Form Sie Auswertungen bekommen.

Was überschätzt und was unterschätzt wird

Überschätzt: Roboter. Nach unserer Einschätzung sind Roboter in der Betreuung bisher vor allem ein Hingucker. Ein Moment Staunen, ein Thema für Angehörige und Lokalpresse, das kann für ein Haus seinen Wert haben. Vom Mitarbeiten im Alltag sind sie aber weit entfernt. Betreuung lebt von menschlicher Nähe, von einer vertrauten Stimme und einer Hand auf der Schulter.

Unterschätzt: kurze Einheiten. Viele Teams glauben, ein Angebot müsse eine Dreiviertelstunde dauern, um sich zu lohnen. Nach unserer Erfahrung lohnen sich schon fünf bis zehn Minuten: ein Lied vor dem Mittagessen, ein Bild zum Erzählen, eine Bewegungsübung im Flur. Technik, die in diesen fünf Minuten bereit ist, wird genutzt; Technik, die zehn Minuten Vorbereitung braucht, nicht.

Unterschätzt: Menschen mit fortgeschrittener Demenz. Wir erleben in Einrichtungen immer wieder, dass auch Menschen mit weit fortgeschrittener Demenz über Musik aus ihrer Lebenszeit oder vertraute Geräusche noch zu erreichen sind, nicht jedes Mal und nicht planbar, aber oft genug, dass sich der Versuch lohnt. Manche Einrichtungen spielen auch während der Körperpflege ruhige Musik oder vertraute Klänge. Wie Felix bei Demenz eingesetzt wird, zeigen wir auf der Seite Felix bei Demenz.

Checkliste vor der Entscheidung

Bevor Sie unterschreiben, sollten Sie diese Punkte mit Ja beantworten können:

• Das Gerät ist ohne Vorbereitung in wenigen Minuten startklar, und wir haben das selbst gesehen.
• Es funktioniert ohne unser Haus-WLAN, oder unsere IT hat es bereits freigegeben.
• Eine Person allein kann es zwischen Wohnbereichen bewegen, und es passt in unseren Aufzug.
• Neue Inhalte kommen regelmäßig, ohne dass jemand im Haus etwas tun muss.
• Hygiene- und Datenschutzbeauftragte haben ihre Fragen gestellt und schriftliche Antworten.
• Kauf oder Miete, Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist und automatische Verlängerung sind geklärt.
• Jede Person, die später mit dem Gerät arbeitet, hat es in der Testphase ausprobiert.
• Es steht fest, wer das Gerät einplant und wer Probleme meldet.

Für den Vergleich mehrerer Angebote gibt es am Ende dieses Artikels unseren Vergleichsbogen zum Ausdrucken, mit Spalten für bis zu drei Angebote.

Felix im Überblick

Felix, das Aktivierungsdisplay von Hello Mirrors, an den sechs Fragen von oben gemessen:

• Alltag. Einschalten, Inhalt wählen, loslegen. Felix wird immer gemeinsam mit einer Betreuungs- oder Pflegekraft genutzt.
• Inhalte. Jede Woche kommen neue Inhalte, passend zur Jahreszeit und zu den Festen, und laden sich im Hintergrund selbst.
• WLAN und IT. Felix hat eine eigene SIM-Karte, braucht keinen Anschluss ans Haus-WLAN, und Ihre IT muss nichts einrichten.
• Mobilität. Große Spezialrollen, mit denen Felix zwischen Wohnbereichen rollt und in gängige Aufzüge passt.
• Hygiene und Datenschutz. Hochwertiges Industriedisplay mit Glasfront, mit gängigen Desinfektionsmitteln zu reinigen, keine Scheuermittel. Keine personenbezogenen Daten, keine Bewohnerprofile.
• Vertrag. Die meisten Häuser mieten Felix. Die Mindestlaufzeit beträgt ein Jahr; danach können Sie mit einer Frist von drei Monaten zum Ende der Laufzeit kündigen, sonst verlängert sich der Vertrag um ein weiteres Jahr. Die Einzelheiten stehen in unseren AGB.
• Mitgestalten. Rückmeldungen und Wünsche aus den Einrichtungen fließen in die Entwicklung ein.

Wenn Sie Felix in Ihren Vergleich aufnehmen möchten: Wir zeigen ihn Ihnen in einer kostenfreien Online-Vorführung, und für die Entscheidung im Team gibt es eine Testphase für Ihr ganzes Haus.